Inviter frivillige til et hold

Med et invitationslink kan du få frivillige direkte ind på dit hold. Den frivillige tilmelder sig eventet via linket og kommer på holdet, når tilmeldingen er færdig. Du kan kopiere linket og dele det selv, sende det på mail fra Crewstack eller sende det til dem, der var på holdet sidste gang.

Knappen Invitationslinks står øverst på holdets side. Du kan se den, hvis du er holdleder for holdet, områdeleder for holdets område eller admin.

Kopier linket

1. Gå til holdet.
2. Klik Invitationslinks.
3. Find den brugertype, de frivillige skal tilmelde sig som. Der er ét link for hver brugertype, der må komme på holdet.
4. Kopier linket, og del det, fx i en mail, en SMS eller jeres Facebook-gruppe.

Linket ændrer sig ikke. Du kan bruge det samme link, så længe holdet tager imod tilmeldinger.

Send linket på mail

1. Klik Invitationslinks, og klik Send link ud for brugertypen.
2. Skriv e-mailadresserne i feltet E-mail. Tryk Enter efter hver adresse. Du kan også indsætte en hel liste, adskilt af komma, mellemrum eller linjeskift.
3. Ret teksten i Besked, hvis du vil. Den står øverst i mailen.
4. Klik Send invitationslink.

Du får beskeden Invitations-email er blevet sendt. Hver modtager får en mail med din besked og et link til at tilmelde sig.

Selve mailen kan en super admin rette under Tilpas > Mailskabeloner.

Inviter dem, der var på holdet sidste gang

Når du sender linket på mail, kan du hente e-mailadresserne fra holdet i jeres forrige event:

1. Klik Invitationslinks, og klik Send link ud for brugertypen.
2. Vælg holdet i listen Importer fra tidligere event... ved siden af E-mail. Bag holdnavnet står, hvor mange adresser der er.
3. Feltet E-mail bliver fyldt med adresserne på dem, der var på holdet. Personer, der allerede er på dit hold nu, er ikke med.
4. Fjern dem, du ikke vil invitere, ved at klikke på krydset ved adressen.
5. Ret Besked, og klik Send invitationslink.

Listen Importer fra tidligere event... vises kun, når der er noget at hente. Det kræver:

• at dit event har en startdato (Starter under Generelle indstillinger). Det er kun en super admin, der kan sætte den.
• at der findes et tidligere event hos jer med en startdato før dit events. Crewstack bruger kun det seneste af dem.
• at du selv var med i det event. Du ser de hold, du var holdleder eller områdeleder for dér. Var du admin, ser du alle hold.

Inviter en ny holdleder

Sæt flueben i Inviterer som holdleder, før du klikker Send invitationslink. Når en person med den e-mailadresse gør sin tilmelding til eventet færdig, bliver de holdleder på holdet.

Holdlederrollen hænger på e-mailadressen, ikke på linket. Personen skal altså tilmelde sig med præcis den adresse, du har sendt invitationen til.

Det sker, når den frivillige bruger linket

• Øverst i tilmeldingen står der Du tilmelder dig nu holdet ….
• Har den frivillige været med i et af jeres events før, logger de ind med deres gamle adgangskode.
• Den frivillige skal ikke vælge hold. De kommer på dit hold, når de klikker Bekræft på sidste side.
• Den frivillige kommer ikke på ventelisten, selvom ventelisten er slået til.

Hvornår virker linket?

Linket virker, når alt dette er opfyldt:

• Holdets Tilmeldingsstatus er Åben eller Kun med invitation. Ved Lukket virker linket ikke.
• Holdet har ledige pladser, også for den brugertype, linket er til. Holdledere tæller ikke med i pladserne.
• Eventets Tilmeldingsstatus tillader tilmelding med invitation. Ved Lukket virker linket ikke for nogen. Ved Åben for tidligere brugere og Åben for tidligere brugere med invitation virker det kun for frivillige, der har været med i et af jeres events før. Se Tilmeldingsstatus: hvem kan tilmelde sig?.

Er holdet lukket eller fuldt, ser den frivillige Holdet, …, som du er inviteret til er desværre ikke længere åbent for tilmeldinger. Holdets status og pladser kan kun ændres af en admin eller en områdeleder. Se også Frivillige sidder fast i tilmeldingen.

Faldgruber

• Personen er allerede tilmeldt eventet: Så gør linket ingenting. Personen lander bare i portalen og kommer ikke på dit hold. Tilføj dem selv under Tilføj personer på holdet.
• Personen annullerer invitationen: I boksen øverst i tilmeldingen kan den frivillige klikke her for at annullere. Så tilmelder de sig som normalt og kommer ikke på dit hold.
• Forkert brugertype: Den frivillige bliver tilmeldt som den brugertype, linket er til. Send det link, der passer til personen.
• Fuldt hold: Pladserne bliver tjekket på hvert trin i tilmeldingen. Sender du flere invitationer, end der er pladser, kommer de første, der bliver færdige, med. De andre får beskeden om, at holdet ikke længere er åbent.
• Linket ligger på jeres hjemmeside: Lægger I invitationslinket direkte på hjemmesiden, bruger alle det, også når holdet er fyldt. De kan oprette login og bekræfte deres e-mail, men bliver stoppet med beskeden om, at holdet ikke længere er åbent, og I får en bunke ufærdige tilmeldinger. Brug det almindelige tilmeldingslink på hjemmesiden, og send invitationslinket til dem, der skal på netop dit hold.