Frivillige sidder fast i tilmeldingen

Når frivillige skriver, at de "sidder fast" i tilmeldingen, er der næsten altid en bestemt grund: en ubekræftet e-mail, et datafelt, der mangler i tilmeldingsflowet, eller hold, der er lukkede eller fulde. Brug tjeklisten herunder til at finde årsagen.

Sådan forløber en tilmelding

1. Den frivillige skriver sin e-mail. Nye frivillige vælger en adgangskode. Frivillige, der har været med før, logger ind med deres gamle adgangskode.
2. Nye frivillige får en mail og skal klikke på linket for at bekræfte deres e-mail. Først derefter kan de fortsætte.
3. Den frivillige udfylder siderne i brugertypens tilmeldingsflow og klikker Videre på hver side.
4. Har brugertypen Vælg hold slået til, vælger den frivillige et hold på siden Vælg hold.
5. Til sidst klikker den frivillige Bekræft på siden Bekræft tilmelding. Kræver brugertypen betaling, betaler de her.

Først efter trin 5 er tilmeldingen færdig. Personen får så status Færdiggjort tilmelding eller På venteliste.

Find dem, der sidder fast

1. Gå til Personer, og klik Avanceret søgning.
2. Sæt Færdig tilmelding til Nej og Bekræftet til Alle.
3. Klik Søg.

En grå cirkel betyder, at personen ikke har bekræftet sin e-mail. En rød cirkel betyder, at e-mailen er bekræftet, men tilmeldingen ikke er færdig.

Tjek dette

1. E-mailen er ikke bekræftet (grå cirkel)

Nye frivillige kan hverken logge ind eller fortsætte, før de har klikket på linket i bekræftelsesmailen. Efter de har valgt adgangskode, ser de siden Bekræft venligst din e-mail adresse.

• Åbn personens profil, og klik Send bekræftelses-mail igen. Bed dem om at tjekke spam-mappen.
• Personen kan også selv klikke Ikke modtaget bekræftelsesmail? på login-siden.

Se også Bekræftelsesmailen kommer ikke frem.

Er e-mailen allerede i brug hos jer, fx fra et tidligere år, kan personen ikke oprette en ny profil med den. Se E-mailen er allerede i brug.

2. Et påkrævet datafelt mangler i tilmeldingsflowet

Hvert datafelt, der er markeret som Påkrævet på brugertypen, skal også ligge på en af siderne i tilmeldingsflowet. Ellers bliver personen aldrig spurgt om det under tilmeldingen. Når tilmeldingen er færdig, får de i stedet vinduet Vi har brug for mere information! på hver side, og det kan ikke lukkes, før felterne er udfyldt.

Sådan tjekker du det:

1. Gå til Tilpas > Tilmeldingsflows.
2. Se på tabellen Status for tilmeldingsformularer. En rød linje betyder, at der mangler påkrævede felter. Kolonnen Påkrævede felter viser, hvor mange der er med, fx 3/5.
3. Klik Rediger Tilmeldingsflow ud for brugertypen, og træk de manglende felter fra listen til venstre ind på en side. Klik Gem.

Se Opsæt tilmeldingsflowet.

3. Tilmeldingen er lukket

Se Indstillinger > Generelle indstillinger > Tilmeldingsstatus. Står den ikke på Åben for alle, er det kun nogle, der kan tilmelde sig, og de andre får en besked som Event lukket eller Tilmelding er kun tilladt med et invitationslink.

4. Der er ingen hold at vælge (Holdene er fyldt op)

Har brugertypen Vælg hold slået til, skal der være mindst ét hold, personen kan vælge. Et hold kan vælges, når:

• holdets Tilmeldingsstatus er Åben,
• holdet er åbent for personens brugertype, og
• der er ledige pladser tilbage, også for netop den brugertype.

Er der ingen hold, der opfylder det, og er Venteliste aktiveret slået fra, får den frivillige beskeden Holdene er fyldt op og kan ikke komme videre. Åbn et hold, hæv Begrænsning (antal medlemmer), eller slå Venteliste aktiveret til under Generelle indstillinger.

5. Holdet er fyldt, eller holdvalget bliver afvist

• Du skal vælge et hold for at fortsætte. Personen har ikke valgt et hold.
• Hvis holdet bliver fyldt, mens personen er ved at tilmelde sig, bliver valget afvist. Bed dem om at vælge et andet hold.
• Der er ikke nok … tilgængelige. Holdets produktbudget kan ikke dække en person mere. Hæv budgettet, eller bed personen om at vælge et andet hold.

Opstår en af disse fejl, når personen klikker Bekræft, bliver de på siden Bekræft tilmelding, og fejlen står øverst. Løs årsagen, og bed dem om at åbne det samme tilmeldingslink igen. Så starter de på første side og kan klikke sig frem til Vælg hold. Deres svar er gemt.

6. Invitationslinket virker ikke

• Invitationsnøglen … er ikke gyldig: Linket er forkert eller gammelt. Send et nyt invitationslink.
• Holdet, …, som du er inviteret til er desværre ikke længere åbent for tilmeldinger: Holdets Tilmeldingsstatus er Lukket, eller holdet er fuldt. Sæt det til Åben eller Kun med invitation, eller giv flere pladser.
• Er holdet blevet slettet, efter personen fik linket, virker linket ikke længere (Invitationsnøglen … er ikke gyldig), og en person midt i tilmeldingen fortsætter uden invitation: de skal selv vælge hold, hvis brugertypen har Vælg hold slået til.

Se Inviter frivillige til et hold.

7. Personen er havnet på ventelisten

Er Venteliste aktiveret slået til, og kan personen ikke vælge et hold, kommer de på ventelisten. Det står i en boks øverst i tilmeldingen. Når tilmeldingen er færdig, har de status På venteliste, og når de logger ind, ser de kun ventelistesiden. De sidder ikke fast. De venter på dig. Når de skal med, så sæt dem på et hold: Gå til holdet, og klik Tilføj personer. Så bliver de taget af ventelisten og får en mail om det. Fjern fra ventelisten på profilen tager dem også af listen, men uden hold og uden mail. Se Sådan virker ventelisten.

8. Brugertypen kræver betaling

Så er den sidste side en betalingsside. Den frivillige klikker Betal for tilmelding og betaler med kort hos Stripe. Bagefter kommer de tilbage til siden Bekræft tilmelding og skal stadig klikke Bekræft. Først da er tilmeldingen færdig. Se Kontingentbetaling.

9. Personen er for ung

Du skal være minimum … år for at tilmelde dig. Reglen gælder kun, hvis der er et fødselsdatofelt i tilmeldingsflowet. Alderen regnes ud fra eventets startdato, hvis den er sat, og ellers ud fra dags dato. Grænsen står under Minimumsalder på brugertypen eller i Generelle indstillinger.

10. Personen har skiftet tilmeldingslink undervejs

Har I flere brugertyper med hver sit tilmeldingslink, så sørg for, at personen bliver på det samme link. Åbner de linket til en anden brugertype, før de er færdige, bliver deres halvfærdige tilmelding slettet, og de starter forfra som den nye brugertype.

11. Personen er frameldt eller blacklisted

De får beskeden Du har afmeldt dig fra … eller Du er bortvist fra … og kan ikke tilmelde sig. Se Frameldte brugere – find og gendan. Se også Frameld, blacklist eller slet en bruger.

12. Personen bliver bedt om en adgangskode, de ikke kender

Personen har allerede et login hos jer med den e-mail, fx fra et tidligere event eller år, og skal logge ind med det i stedet for at oprette et nyt. Bed dem om at klikke Glemt din adgangskode? på siden med adgangskoden. Får de beskeden "Du skal bekræfte din email for at kunne fortsætte.", blev det gamle login aldrig bekræftet, og de skal have bekræftelsesmailen igen. Se E-mailen er allerede i brug og Bekræftelsesmailen kommer ikke frem.

Test flowet selv