Scanner / Scanning af billetter

Med scanneren checker du frivillige og gæster ind ved indgangen og kan se, hvad hver person skal have udleveret. Denne guide er til dig, der sætter scanningen op og skal klæde personalet i indgangen på.

Hvem kan scanne?

Scanneren kræver, at eventet bruger billetter. Disse personer kan scanne:

• admins og super admins
• Gæsteliste administratorer
• alle, der har produktet Scanner.

Scanner er et systemprodukt. Den nemmeste måde at give det til et helt indgangshold er at lægge det på holdet:

1. Gå til holdet, og vælg at redigere det.
2. Klik på Tilføj produkt i feltet med produkter.
3. Vælg Scanner i gruppen System produkt, og gem.

Alle på holdet får nu Scanner i menuen. Du kan også give produktet til en hel medlemstype under Produkter på medlemstypen.

Scanner giver kun adgang til scanneren. Skal personen også føre protokol på vagterne, skal vedkommende være holdleder, vagtleder eller protokolfører. Se Protokolføring og vagtledere.

Scanneren i browseren

Klik på Scanner i menuen. Scanneren virker på en computer, tablet eller telefon med internet.

1. Scan billetten med en stregkodescanner, eller skriv stregkoden i feltet Stregkode, navn eller email. Du kan også søge på navn eller mail og vælge personen på listen.
2. Tjek personen og produkterne på skærmen.
3. Klik på Check-in, eller tryk Enter. Skærmen bliver ryddet, og du er klar til den næste.

En stregkodescanner, der opfører sig som et tastatur (USB eller Bluetooth), virker direkte. Efter et scan står markøren på Check-in, så et tryk på Enter checker personen ind.

Øverst står Indchecket med antallet af indcheckede billetter ud af alle udstedte billetter.

Det viser scanneren

For en frivillig: profilbillede, navn og mail, Har set og godkendt vagter, Brugertype, Vagttimer total, Antal vagter, Nuværende/næste vagt, Hold og personens Vagter. Datafelter, der er sat til at blive vist i scanneren, står nedenunder.

For en gæst: navn og mail, Kommentar, Gæsteliste gruppe og Gæsteliste.

For begge vises de produkter, personen skal have udleveret, fx armbånd og madbilletter. Nederst står Historik med alt, hvad der er sket med billetten: scanninger, check-ins, udleveringer og noter.

Når noget er galt

Scanneren viser en rød boks, hvis billetten ikke er i orden:

• Billet allerede indchecket: knappen skifter til Check-in alligevel!. Tjek, om personen allerede er kommet ind.
• Billet ikke betalt: gæsten skal betale, før billetten virker.
• Billet blacklisted: personen er blacklistet.
• Billet ikke gyldig - ejer slettet: personen eller gæsten er slettet.
• Billet ikke fundet: stregkoden findes ikke i dette event.

Ved en ugyldig billet er der ingen Check-in-knap.

Billetten bliver ugyldig med det samme, når personen bliver frameldt, blacklistet eller slettet, også selvom personen allerede har hentet den som PDF. Bruger I NFC-chips via EventPos, bliver chippen også annulleret.

Noter og fjern check-in

• Tilføj note: skriv en note på billetten, fx "Fik erstatningsarmbånd". Noten står i Historik.
• Fjern check-in: vises, når billetten er checket ind. Du bliver bedt om en årsag, som gemmes i Historik. Kun admins og gæsteliste administratorer kan fjerne en check-in. For andre fejler det.
• Annullér: ryd skærmen uden at checke ind.

Delvis udlevering

Udleverer du tingene flere steder, fx armbånd i indgangen og madbilletter i crew-teltet, kan scanneren registrere hvert produkt for sig.

Slå det til (kræver super admin):

1. Gå til Indstillinger > Generelle indstillinger.
2. Sæt flueben i Aktivér delvis udlevering i scanneren under Billetter.
3. Gem.

Sådan virker det:

1. Scan personen, og klik på Check-in. Har personen andet end adgangsprodukter, åbner vinduet Udlever produkter.
2. Adgangsbilletter er låst og markeret Påkrævet ved check-in. De bliver altid udleveret ved første check-in.
3. Under Tillægsbilletter, Extra og Items er alt valgt på forhånd. Fjern fluebenet ved det, du ikke udleverer nu.
4. Klik på Udlever valgte, hvis du har fravalgt noget. Ellers klik på Udlever alt.

Scanner du personen igen, står det udleverede som Udleveret, og resten er klar til at blive udleveret. Får personen nye produkter efter sin check-in, fx en ekstra madbillet, dukker de op som ikke udleveret ved næste scan. Når alt er udleveret, viser scanneren Billet allerede indchecket.

Har personen kun adgangsprodukter, åbner vinduet ikke, og Check-in virker som normalt. Hver udlevering står i Historik som "Udleveret af …".

Scanneren i Crewstack-appen

Personer med adgang til scanneren kan også scanne i Crewstack-appen under Profil > Scanner. Appen bruger telefonens kamera til QR-koden. Virker kameraet ikke, kan man skrive koden i Stregkode eller QR og trykke Slå op.

Skærmen bliver grøn, når billetten ikke er checket ind, og rød, hvis den allerede er det. Tryk Check ind (eller Check ind igen), og derefter Scan en til. Efter check-in bliver skærmen rød med teksten "Denne billet er allerede checket ind." Det er forventet: check-in er gemt.

Uden adgang viser appen "Scanner er kun for personale."

NFC-chips

Har Crewstack sat NFC-chips via EventPos op for jeres event, åbner vinduet Forbind chip kort efter check-in for personer med chip-produkter. Scan chippen med NFC-læseren i feltet, og klik på Forbind chip til bruger (eller Erstat eksisterende chip). Klik på Forsæt uden chip aktivering for at springe over. Se NFC-chips med EventPos og RFID, NFC og digitale wallets.

Følg med i indcheckningerne

Under Rapporter finder admins:

• Indcheckninger: hvor mange check-ins hver person i indgangen har lavet, fordelt på produkter.
• Produktcheckins: de indcheckede produkter, som du kan filtrere på periode, produkt og hvem der checkede ind, og hente som CSV.

Begge rapporter tæller de produkter, der står på billetten nu, ikke det, der er blevet udleveret. Se Rapporter over indcheckninger.

Klæd personalet på

Gennemgå det her med holdet før åbning:

• Log ind med dit eget login, og åbn Scanner.
• Scan, tjek navn og billede, og tryk Enter eller Check-in.
• Rød boks betyder stop: læs beskeden, og kald på en admin ved tvivl.
• Brug Tilføj note til alt usædvanligt.
• Med delvis udlevering: fravælg kun det, der ikke udleveres her.

Tjek dette

• "Billet ikke fundet" ved alle billetter: er du logget ind på det rigtige event og år? Skift under logoet øverst til venstre i menuen.
• Scanneren fejler eller hænger: scanneren kræver internet og virker ikke offline. Beskeder som "Check-in fejlede. Tjek forbindelsen og prøv igen." betyder, at forbindelsen er tabt. Sørg for stabilt wifi eller mobildata, og hav en ekstra enhed klar.
• En i indgangen kan ikke se Scanner: tjek, at personen er på et hold eller har en medlemstype med produktet Scanner.
• Flere skal dele én computer i indgangen: lav ikke et fælles login. Giv alle i indgangen produktet Scanner, og lad hver enkelt logge ind med sit eget login. Hver check-in bliver registreret på den, der er logget ind, og det er det, Historik og rapporten Indcheckninger viser.
• Du vil slå en person op på chipnummeret: det kan scanneren ikke. Feltet Stregkode, navn eller email søger på stregkode, navn, e-mail og telefonnummer. Søg i stedet under Personer > Avanceret søgning i feltet NFC chip.
• Vinduet Udlever produkter åbner ikke: tjek, at Aktivér delvis udlevering i scanneren er slået til, og at personen har andet end adgangsprodukter. I Spillestedstilstand åbner vinduet ikke.