E-mailen er allerede i brug

Står der "er allerede brugt" ved feltet E-mail, findes der allerede et login hos jer med den adresse. Det er ikke en fejl: Hver e-mail kan kun have ét login hos jer, og det login gælder i alle jeres events og år. Her kan du se, hvor beskeden dukker op, og hvad du gør i hvert tilfælde.

Ét login pr. e-mail

• Et login (e-mail og adgangskode) hører til jer som arrangør, ikke til det enkelte event. Personen bruger det samme login til alle jeres events og år og har en profil i hvert event, de er tilmeldt.
• En e-mail kan derfor kun bruges af én person hos jer. To personer kan ikke dele en adresse, heller ikke på tværs af events.
• Adressen kan være optaget af en profil i et tidligere år, som du ikke kan se under Personer i det event, du står i. En arrangøradministrator kan slå adressen op under Brugere på arrangørsiden og se alle de events, personen er med i. Se Brugere og arrangøradministratorer.
• Et login, der aldrig blev bekræftet, optager også adressen.
• Hos andre arrangører i Crewstack har personen et separat login. Det har ingen betydning for jer.

Her dukker beskeden op

Opret Person. Du opretter en person i Personer eller på et hold, og under E-mail står der "er allerede brugt". Personen har allerede en profil i dette event, eller e-mailen er blacklisted hos jer. Har personen kun et login fra et andet af jeres events, får du ingen besked: Profilen bliver oprettet på det login, personen har i forvejen, og de beholder deres adgangskode. Er personen frameldt dette event, spørger Crewstack i stedet "En person med denne email er tidligere frameldt. Vil du genskabe personen som …?", og du kan klikke Ja, genskab medlem.

Rediger Person. Du retter E-mail under Log ind på en profil til en adresse, som et andet login hos jer allerede bruger. Det samme sker, når den frivillige selv retter sin e-mail på sin profil.

Inviter passiv bruger. Du inviterer en passiv bruger med en e-mail, der allerede har et login hos jer. Se Passive brugere.

Den frivillige ser aldrig beskeden, når de tilmelder sig. Skriver de en e-mail, som Crewstack kender, bliver de i stedet bedt om deres adgangskode med teksten "Brug dit password fra sidste gang du tilmeldte dig hos …". Er de allerede tilmeldt eventet, bliver de sendt til login med beskeden "Du har allerede oprettet dig for …. Prøv at logge ind istedet."

Det gør du

Opret Person giver beskeden. Personen er med i eventet i forvejen. Gå til Personer, klik Avanceret søgning, sæt Bekræftet, Færdig tilmelding, Frameldt og Blacklisted til Alle, og søg på e-mailen. Se Kan ikke finde en person i søgningen. Er personen frameldt, så gendan dem. Er de blacklisted, så brug Af-blacklist. Se Frameldte brugere – find og gendan og Frameld, blacklist eller slet en bruger.

En frivillig, der var med sidste år, vil tilmelde sig igen. De skal ikke oprette en ny bruger. Bed dem om at skrive den e-mail, de brugte sidst, og logge ind med deres adgangskode, når Crewstack beder om den. Kan de ikke huske den, klikker de Glemt din adgangskode? og får et link på mail. Svarene fra sidste tilmelding er udfyldt på forhånd, så de kun skal rette det, der har ændret sig. Lad dem ikke tilmelde sig med en ny e-mail i stedet. Så bliver de til to personer i Crewstack.

En person vil skifte til en e-mail, der er i brug. Personen har allerede et andet login hos jer med den adresse, typisk fra et tidligere år. Beslut, hvilket login der skal beholdes. Skal det nuværende login have adressen, så gør den fri først: Find den anden profil, klik Rediger Person, og ret E-mail under Log ind til en anden adresse. Eller lad en super admin fjerne det andet login med Slet. Ret derefter e-mailen på den profil, der skal beholdes. Du kan kun rette e-mailen for personer med en lavere rolle end din egen. Se En frivillig eller admin kan ikke logge ind.

To personer deler én e-mail. Det kan ikke lade sig gøre. Den ene skal bruge en anden adresse som login. Vil I gerne gemme den fælles adresse, kan I bruge et datafelt af typen Sekundær e-mail. Den må godt være den samme som en anden persons login, men mails fra Crewstack går stadig kun til login-adressen. Se Sekundær e-mail.

To profiler kan ikke lægges sammen

Crewstack kan ikke flette to logins eller to profiler til én. Er en person endt med to logins, fx fordi de tilmeldte sig i år med en ny e-mail, så vælg, hvilket login personen skal bruge fremover:

1. Skriv de hold og vagter ned, som den profil, der skal væk, har i dette event.
2. Fjern den forkerte profil. Frameld fjerner den fra dette event, men beholder loginet, så adressen stadig er optaget. Slet fjerner loginet fra alle jeres events og gør adressen fri igen. Kun super admins kan slette. Se Frameld, blacklist eller slet en bruger.
3. Er det rigtige login ikke tilmeldt dette event, så bed personen om at tilmelde sig med det, eller opret dem med Opret Person på den rigtige e-mail.
4. Sæt personen på holdene og vagterne igen.

Faldgruber

• Loginet fra sidste år blev aldrig bekræftet. Den frivillige bliver bedt om sin adgangskode og derefter afvist med "Du skal bekræfte din email for at kunne fortsætte." Se Bekræftelsesmailen kommer ikke frem.
• Retter den frivillige selv sin e-mail, skal den bekræftes. De får en mail til den nye adresse, og på profilen står "Der er sendt en mail til din nye mailadresse med et bekræftelses-link. …", indtil de har klikket på linket. Retter du e-mailen som admin, gælder den med det samme.
• E-mailen er fælles for alle jeres events. Retter du e-mailen på en profil, skifter personens login i alle jeres events og år.
• Slet gælder alle events. Slet fjerner personen fra alle jeres events, også tidligere år, og kan ikke fortrydes. Brug den kun til et login, der skal helt væk.