Giv produkter for en bestemt vagt

Nogle vagter er sværere at få besat end andre. Med produkter på en vagt kan du give alle, der tager netop den vagt, noget ekstra, fx en t-shirt for at tage oprydningen søndag eller to drikkebilletter for en nattevagt. Produktet følger vagten, ikke brugertypen eller holdet.

Kun administratorer kan sætte produkter på en vagt. Holdledere kan se dem, men ikke ændre dem.

Sæt produkter på en vagt

1. Åbn vagtplanen, så vagtplanlæggeren åbner.
2. Klik på vagten i kalenderen, eller opret en ny vagt.
3. Gå til fanen Produkter.
4. Klik Tilføj produkt, vælg produktet i den nye række, og skriv antallet i feltet ved siden af. Gentag for hvert produkt, vagten skal give. Det samme produkt kan kun stå én gang på en vagt.
5. Sæt eventuelt flueben i Kun når vagten er markeret som gennemført (se næste afsnit).
6. Klik Opdater Vagt (eller Opret Vagt for en ny vagt).

Tallet ved fanen viser, hvor mange produkter vagten giver. Et produkt fjerner du igen med Fjern og gemmer.

Du kan vælge alle eventets produkter undtagen systemprodukterne. Produkterne opretter du under Billetter > Produkter. Se Opret produkter og giv dem til de frivillige.

Hvem får produktet, og hvornår?

Alle, der er på vagten, får produkterne, uanset brugertype. Du vælger, hvad der skal til:

• Uden flueben: Personen får produkterne, så snart personen er på vagten.
• Med flueben i Kun når vagten er markeret som gennemført: Personen får først produkterne, når vagten er markeret som Fuldført for personen. Se Protokolføring og vagtledere.

Det skal du også vide:

• Kun udgivne vagtplaner: En vagt på en vagtplan, der ikke er udgivet, giver ingenting. Produkterne kommer, når du udgiver vagtplanen. Se Udgiv en vagtplan.
• Hver vagt tæller for sig: Tager en person tre vagter, der hver giver 1 t-shirt, får personen 3 t-shirts. Det lægges oven i det, personen får fra brugertype, hold og andre steder.
• Adgangsprodukter højst én gang: Et adgangsprodukt, fx et armbånd, har en person højst ét af, lige meget hvor mange vagter der giver det.
• Ændringer gælder alle på vagten: Retter du antallet eller fjerner et produkt, bliver det ændret for alle, der allerede er på vagten.
• Personen går fra vagten: Bliver personen taget af vagten, eller fjerner du markeringen Fuldført, forsvinder produktet igen. Det gælder ikke, hvis produktet allerede er udleveret i scanneren. Så beholder personen det.
• Efter eventet: Produkterne bliver ved med at følge vagterne, også efter eventet er slut. Markerer du vagter som fuldført bagefter, får personerne stadig produkterne.

Der bliver ikke sendt nogen besked til de frivillige, når du sætter et produkt på en vagt.

Vagten reserverer produkterne i budgettet

Når du gemmer vagten, lægger den produkterne til side for alle vagtens pladser: Antal på vagt (max) gange antallet af produktet. En vagt med plads til 8, der giver 1 t-shirt, reserverer altså 8 t-shirts af produktets Global begrænsning, også før der er nogen på vagten. Så er der altid et produkt til den, der tager vagten, og ingen bliver afvist på vagten, fordi produktet er sluppet op.

Er der ikke nok tilbage, bliver vagten ikke gemt, og under fanen Produkter står fx "T-shirt: vagten skal bruge 8 mere fra eventets budget, men der er kun 7 tilbage. Sænk antal pladser eller antallet, eller hæv eventets budget for T-shirt." Gør, som beskeden siger: sæt Antal på vagt (max) eller antallet ned, eller hæv Global begrænsning på produktet under Billetter > Produkter.

• Har produktet ingen Global begrænsning (Ubegrænset), bliver der ikke tjekket noget, og vagten kan gemmes.
• Har produktet en Global begrænsning, skal vagten have et Antal på vagt (max). Ellers står der "… har et begrænset eventbudget, så vagten skal have et antal pladser."
• Det bliver tjekket igen, når du sætter Antal på vagt (max) eller antallet op. Sætter du dem ned eller fjerner et produkt, kan du altid gemme.
• Reservationen bliver stående, også når vagten er overstået, indtil du sætter pladserne ned eller fjerner produktet fra vagten.
• Er der givet mere ud fra vagten end reserveret, tæller budgettet det, der er givet ud.
• Du kan ikke sætte Global begrænsning lavere end det, vagterne har reserveret.

Bruger jeres event Produktbudgetter, tæller vagternes reservation med under Reserveret (R) på Eventbudget. Se Produktpuljer: fordel produkter på et hold.

Det ser de frivillige og holdlederne

Står der ingen produkter på en vagt, ser ingen noget om det. Har vagten produkter:

• Når de vælger vagter: Under Find/vælg vagter i portalen står der ved vagten fx "Giver: 1 × T-shirt" eller "Giver, når vagten er gennemført: 2 × Drikkebillet". Det gælder også vagterne i en vagtpakke. Se Sådan vælger de frivillige selv vagter.
• I Crewstack-appen: Den samme linje står, når de vælger vagter, og ved deres vagter under fanen Vagter. Holdlederens oversigt over holdets vagter i appen viser den også.
• Deres produkter: I appen står der under Produkter ved et produkt fra en vagt, hvilken vagt det kommer fra, fx "Vagt: Bar – Hovedbar, 12 nov 10:00–16:00". Se Crewstack-appen til de frivillige.
• Holdlederne: I vagtplanlæggeren ser holdledere fanen Produkter, men kun på vagter, hvor en administrator har sat produkter. Der står, hvad vagten giver, og om det kræver, at vagten er gennemført. Holdledere kan ikke ændre det, og gemmer en holdleder vagten, bliver produkterne ikke rørt.

Du kan selv se produkterne to steder:

• På vagtplanens Vagt oversigt står der Giver ved vagten med produkterne, og om det kræver, at vagten er gennemført.
• Under Billetter > Tildel billetter står et produkt fra en vagt under Allerede tildelte produkter med vagten som kilde, fx "1 x Vagt: Bar – Hovedbar, 12 nov 10:00–16:00". Se Tildel billetter til en enkelt person.

Når du kopierer vagter

Produkterne kommer med, når du kopierer:

• En enkelt vagt med Kopier vagt i vagtplanlæggeren. Den nye vagt reserverer også, så den kan blive afvist af budgettet.
• En vagtplan som skabelon. Kommer skabelonen fra et andet event, bliver produktet fundet på navn og produkttype i det nye event. Findes der ikke et produkt med samme navn og type, bliver det sprunget over. Kan budgettet ikke dække produkterne, bliver vagtplanen ikke oprettet, og vinduet viser beskeden fra budgettet. Se Opret en vagtplan og læg vagter.

Faldgruber

• Holdlederen kopierer vagten: Kopierer en holdleder en vagt med produkter, kommer produkterne ikke med på kopien.
• Ingen produkter, før vagtplanen er udgivet: En vagt på en vagtplan, der ikke er udgivet, giver ingenting, men den reserverer stadig i budgettet.
• Produktet kan ikke slettes: Slet Billet er grå, så længe en vagt giver produktet. Fjern det fra vagten først.
• Produktet kom ikke: Tjek, at vagtplanen er udgivet, at personen er på vagten, og, hvis der er flueben i Kun når vagten er markeret som gennemført, at vagten er markeret som Fuldført for personen.
• Vagten kan ikke gemmes: Produktet har en Global begrænsning, og der er ikke nok tilbage til alle vagtens pladser, eller vagten har ingen Antal på vagt (max). Se afsnittet om budgettet ovenfor.