Udgiv en vagtplan · Crewstack Hjælp

De frivillige kan først se deres vagter, når vagtplanen er udgivet. Indtil da kan du planlægge i ro, uden at nogen ser vagterne eller får mails om dem.

Det sker, når vagtplanen er udgivet

De frivillige kan se deres vagter under Mine vagter i portalen, under Vagter i Crewstack-appen og i deres vagtkalender, hvis de abonnerer på den. Se Vagterne i de frivilliges egen kalender.
De kan acceptere vagterne. Se Accept af vagter.
Er vagtvalg slået til på vagtplanen, kan de selv vælge eller ønske vagter. Se Sådan vælger de frivillige selv vagter.
Er Send email når medlem tildeles en ny vagt slået til, får en person en mail, hver gang du sætter vedkommende på en vagt.

Indtil vagtplanen er udgivet, står der (ikke udgivet) efter navnet under Håndter vagtplaner, på holdets side og på oversigten over vagtplanen. Vagter på en vagtplan, der ikke er udgivet, skal ikke accepteres.

Sådan udgiver du vagtplanen

Gå til Vagtplanlægning > Håndter vagtplaner, og klik på vagtplanens navn.
Klik Rediger indstillinger øverst til højre.
Sæt flueben i Udgivet.
Skal alle på vagtplanen have en mail om det, så sæt også flueben i Underret medlemmer om at vagtplanen er udgivet.
Klik Gem Vagtplan.

Du kan også gå til Håndter vagtplaner og vælge Handlinger > Rediger Vagtplan ud for vagtplanen. Holdledere kan udgive vagtplanerne for deres egne hold.

Rediger indstillinger med Udgivet og Underret medlemmer om at vagtplanen er udgivet slået til

Giv de frivillige besked

Underret medlemmer om at vagtplanen er udgivet sender mailen Vagtplan udgivet til alle, der har mindst én vagt på vagtplanen. Mailen har et link til Mine vagter. En super admin kan rette teksten under Tilpas > Mailskabeloner.

Har du sat protokolførere på vagterne, og er Send email når medlem tildeles en ny vagt slået til, får de samtidig en mail om, at de skal registrere fremmøde. Se Protokolføring og vagtledere.

Mailen bliver kun sendt, når vagtplanen skifter fra ikke udgivet til udgivet. Den bliver ikke sendt, hvis du sætter flueben i Udgivet allerede når du opretter vagtplanen, og heller ikke hvis vagtplanen er udgivet i forvejen.

Sætter du personer på vagter, efter vagtplanen er udgivet, får de kun besked, hvis Send email når medlem tildeles en ny vagt er slået til. Det gør en super admin under Indstillinger > Generelle indstillinger > Notifikationer. Se Automatiske e-mails og SMS-påmindelser. Ellers skal du selv give dem besked, fx med Send besked ud for vagten på oversigten over vagtplanen. Se Overblik og udtræk af vagtplaner.

Fjern udgivelsen igen

Fjern fluebenet i Udgivet, og klik Gem Vagtplan. Vagterne forsvinder fra Mine vagter og fra appen, og de frivillige kan ikke længere vælge vagter på vagtplanen. Personerne bliver stående på vagterne, og vagter, der er accepteret, er stadig accepteret, når du udgiver igen. De frivillige får ingen besked.

Tjek dette, når de frivillige ikke kan se deres vagter

Er vagtplanen udgivet? Står der (ikke udgivet) efter navnet, så udgiv den.
Er den frivillige sat på vagten? Åbn vagten i vagtplanlæggeren, og se fanen Tildelte personer. Har den frivillige kun ønsket vagten, står den under Vagtønsker, indtil du tildeler den.
Kigger den frivillige i det rigtige event? Vagterne ligger kun i det event, vagtplanen er oprettet i, fx ikke i sidste års event.
Bruger den frivillige appen? Appen viser også kun vagter på udgivne vagtplaner. Vagterne skal accepteres i portalen.

Faldgruber

Underret virker kun én gang: Sætter du flueben i Underret medlemmer om at vagtplanen er udgivet på en vagtplan, der allerede er udgivet, sker der ingenting. Skriv i stedet til dem. Se Beskeder.
Udgivet fra start: Udgiver du vagtplanen, mens du stadig lægger den, kan de frivillige se halvfærdige vagter, og hver ny vagt kan sende en mail.
SMS-påmindelser kommer også før udgivelsen: Bruger I SMS-påmindelser, får personerne på en vagt en påmindelse før vagten, også selvom vagtplanen ikke er udgivet. Skal vagtplanen ikke ud til de frivillige endnu, så fjern fluebenet i Send sms reminders under Rediger indstillinger. Se Automatiske e-mails og SMS-påmindelser.
Billetter: Har holdet en vagtplan, kan holdets frivillige først hente billet, når de har accepteret vagter på en udgivet vagtplan. Se Billetter kan ikke hentes.