Automatiske e-mails og SMS-påmindelser
Vælg hvilke e-mails Crewstack selv sender, når nogen får en vagt eller kommer på et hold, og send SMS-påmindelser før vagterne.
Under Notifikationer bestemmer du, hvilke beskeder Crewstack selv sender til de frivillige, når der sker noget for dem: en e-mail, når de får en vagt eller kommer på et hold, og en SMS kort før deres vagt. Alt er slået fra, når eventet er nyt.
Find indstillingerne
- Gå til Indstillinger > Generelle indstillinger.
- Klik Notifikationer i menuen til venstre.
- Sæt eller fjern flueben under SMS notifikationer og Email notifikationer.
- Klik Gem øverst på siden.
E-mail-indstillingerne findes også i Opsætningsguide under trinnet Kommunikation, med lidt andre navne, fx E-mail, når et medlem får en vagt. Det er de samme indstillinger. Se Kom i gang med Opsætningsguiden.
E-mails til de frivillige
| Indstilling | Mailen bliver sendt, når … |
|---|---|
| Send email når medlem tildeles en ny vagt | nogen bliver sat på en vagt i en vagtplan, der er udgivet. Det gælder også vagter, den frivillige selv vælger under Find/vælg vagter. |
| Send email når medlem flyttes til et hold | en admin eller holdleder bruger Flyt til hold. |
| Send email når medlem tilføjes til et hold | en admin eller holdleder bruger Tilføj til hold, også fra Tilføj personer på holdets side. |
| Send email ved nyt tilbud i vagtbytte | en frivillig sætter en vagt til bytte. Mailen går til dem, der kan tage imod tilbuddet. Se Vagtbytte. |
Det er værd at vide om mailen ved en ny vagt:
- Den bliver kun sendt for vagter i en udgivet vagtplan. Sætter du personer på vagter, før vagtplanen er udgivet, får de ingen mail om de enkelte vagter. Vil du give dem besked, når du udgiver, så sæt flueben i Underret medlemmer om at vagtplanen er udgivet. Se Udgiv en vagtplan.
- Bytter to frivillige vagt i vagtbytte, får ingen af dem mailen.
- Den samme indstilling sender også en mail til protokolførere, når de bliver sat på en vagt. Se Protokolføring og vagtledere.
Teksten i mailene retter en super admin under Tilpas > Mailskabeloner: Member tildelt ny vagt, Member flyttet til nyt hold og Nyt vagtbytte tilbud. Mailen ved tilføjelse til et hold har ingen skabelon og bruger Crewstacks egen tekst. Se Mailskabeloner.
SMS-påmindelser før vagter
Crewstack kan sende en SMS til alle på en vagt et stykke tid, før vagten starter. Det kræver tre ting:
- SMS er slået til for eventet: Sæt flueben i Aktiveret under SMS i Generelle indstillinger. Se Beskeder.
- Send vagtpåmindelser via SMS er slået til under Notifikationer.
- Vagtplanen har flueben i Send sms reminders under Rediger indstillinger. Det har nye vagtplaner fra start. Feltet vises kun, når de to første er slået til.
Under Tidspunkt for SMS-vagtpåmindelse vælger du, hvor længe før vagten SMS'en bliver sendt. Skriv et tal og vælg minutter, timer eller dage, eller klik på en af knapperne 30 min, 45 min, 1 time, 2 timer eller 1 dag. Står feltet tomt, bliver SMS'en sendt 30 minutter før.
Påmindelsen går til alle på vagten, som har udfyldt deres telefonnummer. Den bliver sendt på personens eget sprog og ser sådan ud:
"Husk din vagt på 'Bar' holdet kl. 10:00. God vagt."
Starter vagten ikke samme dag, som SMS'en bliver sendt, står datoen også i teksten. Teksten kan ikke rettes.
SMS koster ekstra. Du kan se prisen under Indstillinger > Generelle indstillinger > SMS eller i jeres aftale med Crewstack. Under Rapporter > SMS Beskeder kan du se de påmindelser, der er sendt. De har typen Vagt-påmindelse.
Faldgruber
- Kun én påmindelse pr. vagt. Når påmindelsen for en vagt er sendt, bliver der ikke sendt flere. Sætter du en person på vagten bagefter, eller flytter du vagten til senere, får ingen en ny påmindelse.
- Længere tid giver påmindelser med det samme. Ændrer du fx tidspunktet fra 30 minutter til 1 dag, får alle vagter, der starter inden for det næste døgn og ikke har fået en påmindelse, den inden for få minutter.
- Påmindelser kommer også før udgivelsen. SMS-påmindelser bliver sendt, selvom vagtplanen ikke er udgivet. Skal vagtplanen ikke ud til de frivillige endnu, så fjern fluebenet i Send sms reminders på vagtplanen.
- Fluebenet virker ikke uden SMS. Send vagtpåmindelser via SMS kan slås til, selvom SMS ikke er aktiveret, men så bliver der ikke sendt noget.
- Ingen holdmail ved tilmelding. Vælger den frivillige selv et hold, når de tilmelder sig, bliver mailen ved tilføjelse til et hold ikke sendt. Den bliver kun sendt ved Tilføj til hold.
- Ingen telefon, ingen SMS. Har personen ikke udfyldt sit telefonnummer, springer Crewstack dem over uden at sige det.
Fandt du ikke svaret? Skriv til support@crewstack.io.