Automatische E-Mails und SMS-Erinnerungen

Unter Benachrichtigungen legst du fest, welche Nachrichten Crewstack von selbst an die Crew-Mitglieder schickt, wenn etwas für sie passiert: eine E-Mail, wenn sie eine Schicht bekommen oder in ein Team kommen, und eine SMS kurz vor ihrer Schicht. Alles ist ausgeschaltet, wenn die Veranstaltung neu ist.

Die Einstellungen finden

Geh zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen.
Klick im Menü links auf Benachrichtigungen.
Setz oder entferne die Haken unter SMS-Benachrichtigungen und E-Mail-Benachrichtigungen.
Klick oben auf der Seite auf Speichern.

Die E-Mail-Einstellungen gibt es auch im Einrichtungsleitfaden im Schritt Kommunikation, mit etwas anderen Namen, zum Beispiel E-Mail, wenn ein Mitglied eine Schicht bekommt. Es sind dieselben Einstellungen. Siehe Erste Schritte mit dem Einrichtungsleitfaden.

General settings, the Notifications section with SMS shift reminders and the four email settings

E-Mails an die Crew

Einstellung	Die E-Mail wird verschickt, wenn …
E-Mail senden, wenn einem Mitglied eine neue Schicht zugewiesen wird	jemand auf eine Schicht in einem veröffentlichten Schichtplan gesetzt wird. Das gilt auch für Schichten, die die Crew-Mitglieder selbst unter Find shifts wählen.
E-Mail senden, wenn ein Mitglied in ein Team verschoben wird	ein Admin oder Teamleiter Verschiebe zum Team benutzt.
E-Mail senden, wenn ein Mitglied zu einem Team hinzugefügt wird	ein Admin oder Teamleiter Zum Team hinzufügen benutzt, auch über Mitglieder hinzufügen auf der Seite des Teams.
E-Mail senden bei neuem Angebot im Schichttausch	ein Crew-Mitglied eine Schicht zum Tausch anbietet. Die E-Mail geht an die, die das Angebot annehmen können. Siehe Schichttausch.

Gut zu wissen über die E-Mail bei einer neuen Schicht:

Sie wird nur für Schichten in einem veröffentlichten Schichtplan verschickt. Setzt du Personen auf Schichten, bevor der Schichtplan veröffentlicht ist, bekommen sie keine E-Mail zu den einzelnen Schichten. Willst du ihnen beim Veröffentlichen Bescheid geben, setz den Haken bei Mitglieder benachrichtigen, wenn der Schichtplan veröffentlicht wird. Siehe Schichtplan veröffentlichen.
Tauschen zwei Crew-Mitglieder im Schichttausch ihre Schichten, bekommt keiner von beiden die E-Mail.
Dieselbe Einstellung schickt auch Anwesenheitsregistraren eine E-Mail, wenn sie auf eine Schicht gesetzt werden. Siehe Anwesenheit erfassen und Schichtleiter.

Den Text dieser E-Mails ändert ein Super-Admin unter Anpassen > Mailvorlagen: Member neue Schicht zugewiesen, Member in neues Team verschoben und Neues Schichttausch-Angebot. Die E-Mail beim Hinzufügen zu einem Team hat keine Vorlage und nutzt den eigenen Text von Crewstack. Siehe Mailvorlagen.

SMS-Erinnerungen vor Schichten

Crewstack kann allen auf einer Schicht eine SMS schicken, eine Weile bevor die Schicht beginnt. Dafür braucht es drei Dinge:

SMS ist für die Veranstaltung eingeschaltet: Setz den Haken bei Activated unter SMS in den Allgemeinen Einstellungen. Siehe Nachrichten.
Schichterinnerungen per SMS senden ist unter Benachrichtigungen eingeschaltet.
Der Schichtplan hat einen Haken bei Send sms reminders unter Edit settings. Neue Schichtpläne haben ihn von Anfang an. Das Feld erscheint nur, wenn die ersten beiden eingeschaltet sind.

Unter Anzahl der Minuten vor der Schicht, zu der die SMS gesendet wird wählst du, wie lange vor der Schicht die SMS verschickt wird. Gib eine Zahl ein und wähl Minuten, Stunden oder Tage, oder klick auf einen der Knöpfe 30 Min., 45 Min., 1 Stunde, 2 Stunden oder 1 Tag. Ist das Feld leer, wird die SMS 30 Minuten vorher verschickt.

Die Erinnerung geht an alle auf der Schicht, die ihre Telefonnummer angegeben haben. Sie wird in der eigenen Sprache der Person verschickt und sieht so aus:

"Denk an dine Schicht mit "Bar" um 10:00. Viel Spaß!"

Beginnt die Schicht nicht am selben Tag, an dem die SMS verschickt wird, steht auch das Datum im Text. Der Text kann nicht geändert werden.

SMS kosten extra. Den Preis siehst du unter Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > SMS oder in eurer Vereinbarung mit Crewstack. Unter Berichte > SMS-Nachrichten siehst du die verschickten Erinnerungen. Sie haben den Typ Schichterinnerung.

Stolperfallen

Nur eine Erinnerung pro Schicht. Ist die Erinnerung für eine Schicht verschickt, werden keine weiteren verschickt. Setzt du danach jemanden auf die Schicht oder verschiebst du die Schicht auf später, bekommt niemand eine neue Erinnerung.
Eine längere Zeit verschickt sofort Erinnerungen. Änderst du die Zeit zum Beispiel von 30 Minuten auf 1 Tag, bekommen alle Schichten, die innerhalb des nächsten Tages beginnen und noch keine Erinnerung hatten, innerhalb weniger Minuten eine.
Erinnerungen kommen auch vor dem Veröffentlichen. SMS-Erinnerungen werden verschickt, auch wenn der Schichtplan nicht veröffentlicht ist. Soll der Schichtplan noch nicht zur Crew, entferne den Haken bei Send sms reminders im Schichtplan.
Die Einstellung wirkt nicht ohne SMS. Schichterinnerungen per SMS senden lässt sich einschalten, auch wenn SMS nicht aktiviert ist, aber dann wird nichts verschickt.
Keine Team-E-Mail bei der Anmeldung. Wählen Crew-Mitglieder bei der Anmeldung selbst ein Team, wird die E-Mail beim Hinzufügen zu einem Team nicht verschickt. Sie wird nur mit Zum Team hinzufügen verschickt.
Keine Telefonnummer, keine SMS. Hat die Person keine Telefonnummer angegeben, überspringt Crewstack sie, ohne Bescheid zu sagen.